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Qu’est-ce qu’un enregistrement ?

Le 06 Mars 2017

Un enregistrement, c’est la trace écrite, la preuve qu’une activité, quelle qu’elle soit, a été réalisée. C’est un peu la mémoire et le journal de bord du système qualité. Parmi les enregistrements, on peut trouver :
• Des comptes rendus de réunion ;
• Des rapports d’audit qualité interne ;
• Des rapports d’audit de certification ;
• Des résultats de contrôle ;
• Des suivis de traitement de non-conformité ;
• Des réclamations écrites des clients ;
• Des tableaux de bord d’indicateurs ;
• Etc.
Le classement et l’accès à ces enregistrements sont utiles, non seulement pour faire des analyses et des synthèses, mais également comme preuves servant de base aux différents audits.
On a pu confondre les supports d’enregistrements avec les enregistrements eux-mêmes. Or, des enregistrements peuvent se faire sur papier libre, sans support préformaté. Le support est une facilité pour structurer la saisie, mais pas plus.
Par exemple, un formulaire de relevé de contrôle vide est un support d’enregistrement et devient un enregistrement lorsqu’il est rempli.
A l’inverse, un compte rendu de réunion qualité sur papier libre est un enregistrement qui n’a pas de support formaté préexistant.

Michel BELLAÏCHE
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