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Quelle différence entre documents d’origine interne et documents d’origine externe ?

Le 20 Février 2017

Tous les documents élaborés et produits par les personnes de l’organisme sont appelés, par convention, d’origine interne. C’est le cas des procédures, instructions, formulaires, etc.
Tous les documents reçus et collectés en provenance d’autres entités sont dits d’origine externe. On y trouve des ouvrages, des notices, des réglementations, des plans, etc.
Cette distinction est nécessaire car elle implique des modalités de maîtrise des documents très différentes : si le système de repérage, d’indexation, de datation et de gestion des versions peut être pensé et maîtrisé pour les documents d’origine interne, l’entreprise n’a souvent aucune prise sur la façon dont les documents qu’il reçoit de l’extérieur sont mis à jour.
En l’espèce, il lui faudra suivre les arrivées régulières de ces documets, voire les solliciter auprès de l’émetteur.
Par exemple, si une notice constructeur est utilsée pour une opération de production, il vaut mieux demander régulièrement à ce dernier s’il a édité une nouvelle notice récemment, plutôt que d’imaginer qu’il enverra par lui-même les mises à jour, sans qu’on lui ait rien demandé.

Michel BELLAÏCHE
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