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Quels sont les équilibres à rechercher entre compétences et procédures dans la maîtrise de la production de biens ou de services ?

Le 26 Mars 2018



Contrairement à ce que l’on a pu croire dans le passé, il n’est pas forcément nécessaire d’écrire des instructions et procédures pour toutes les activités de production, ce qui serait fastidieux et souvent inutile. De plus, chaque document créé alourdit le système et oblige à gérer les mises à jour, les versions, etc.

Alors, comment trouver le bon équilibre entre écrit et non-écrit ?

En revenant à la finalité de l’écriture d’instructions de production : il est nécessaire de mettre à disposition du collectif et de chacun le savoir et le savoir-faire nécessaires pour produire dans la continuité, même quand des personnes s’absentent pour cause de congé, de maladie, etc.

En partant de cette finalité, on peut faire le constat que dans le cas où des savoirs et des savoir-faire de production sont suffisamment nombreux, c’est-à-dire portés par plusieurs personnes, il n’est pas nécessaire d’écrire d’instructions.

Par exemple, dans le service d’un établissement hospitalier où se trouve un nombre conséquent d’infirmières ou encore ans une activité de chaudronnerie où se trouve un nombre conséquent de soudeurs qualifiés, il n’est pas nécessaire de réécrire les savoir-faire de base.

En revanche, il peut être utile d’écrire une opération rarement mise en pratique et correspondant à un savoir-faire de l’entreprise, donc qu’on ne peut pas forcément connaître, même en étant un professionnel compétent. Il peut être également utile de formaliser une démarche spécifique d’un client. Un impératif écrit de sécurité lié à un lieu ou une machine peut également avoir une utilité.

Beaucoup de cas de figures pourraient être listés. Ce qu’il faut retenir, c’est la complémentarité entre une compétence partagée et répandue, qui ne nécessite pas d’écrit, et une compétence spécifique, pas forcément partagée, à propos de laquelle il devient utile d’écrire pour la mettre à la disposition du collectif.

Michel BELLAÏCHE
100 Questions pour comprendre et agir.

 

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