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Comment définir les responsabilités ?

26 juin 2017

Dans le cadre d’une démarche qualité, une fois les processus décrits en détail, il est facile d’identifier les contributions de chacun et les activités qu’il a à mener à bien.
Les responsabilités peuvent se décrire suivant trois niveaux croissants de détail :
► Les missions : elles indiquent les grands champs de responsabilités exprimés en termes de finalités. Par exemple, une fonction qualité peut avoir pour mission « d’assurer la mise en œuvre des audits qualité internes au sein du périmètre ».
► Les activités : elles sont exprimées de façon plus concrète, en déclinaison des missions. Par exemple, dans le cadre de la mission de mise en œuvre des audits qualité interne, la fonction qualité devra :
▼ Planifier les audits sur l’année ;
▼ Sélectionner et former les auditeurs ;
▼ Suivre les actions correctives suite aux audits ;
▼ Etc.
► Les tâches : elles sont décrites pour les postes très opérationnels. Par exemple, pour la planification des audits sur l’année, les tâches à accomplir seront les suivantes :
▼ Définir les thèmes en fonction des années précédentes ;
▼ Fixer les dates avec les responsables des secteurs audités ;
▼ Sélectionner et réserver les auditeurs pressentis ;
▼ Etc.
On trouve souvent dans le système qualité la description des activités et des tâches, notamment dans les procédures et modes opératoores et on pourrait penser que la description des missions suffit à décrire les responsabilités, en complément des activités décrites dans les processus.
Cependant, décrire les activités attribuées à chacun assure un bon recoupement avec les processus.
La description des responsabilités assure une répartition de ce qu’il y a à faire pour chacun, alors que les processus et procédures du système décrivent plutôt la « mise en musique » des différentes activités des uns et des autres.

Michel BELLAÏCHE
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